Tandem is looking for an Operations Manager in Berlin office

Für unser enthusiastisches 11köpfiges Team in der Geschäftsstelle in Berlin su-chen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt, spätestens jedoch zum 01. Dezember 2018

eine Verwaltungskoordination/Operations Manager Tandem (24h/Woche).

Die Stelle ist als Mutterschutz/Elternzeitvertretung befristet bis voraussichtlich 31. Januar 2020.

Aufgabenprofil
Der/die Verwaltungskoordinator-/in ist das Rückgrat des Tandem-Teams. Er/sie ist der erste Anlaufpunkt für ProjektleiterInnen und andere Teammitglieder, wenn es um Budgets, Controlling, Reporting, (Förder-) Verträge, Personalfragen, Büromanagement, Datensicherheit und andere Regelungen geht.

Er/sie ist weitgehend eigenverantwortlich für folgende Aufgabenbereiche zuständig:

| Erstellung, Controlling und Abrechnung von Programmbudgets in Absprache mit Projektleitungen, Buchhaltung, Geschäftsführung und Partnern
| Erstellung von Zwischen- und Endverwendungsnachweisen gegenüber privaten und öffentlichen Stiftungen nach Maßgabe der jeweiligen Förderrichtlinien
| Erstellung von Abrechnungs-/Dokumentationsvorlagen nach Maßgabe des Gemeinnützigkeitsrecht und nach jeweiligen Förderrichtlinien, sowie Wissenstransfer in das Team
| Abstimmung von Förderverträgen mit Partnern und Teilnehmern
| Personalfragen (HR policies)
| Controlling von Personalkosten
| Erstellung von Arbeitsverträgen und ähnlichen Dokumenten
| Koordination der Implementierung neuer Datenschutzrichtlinien insbesondere im Hinblick auf die Archivierung von Projekt- und Teilnehmerdaten
| Verfassen organisationsinterner Sachberichte
| Koordination des Büromanagements

Anforderungen
| Hochschulabschluss
| Mehrjährige Erfahrung im Projekt- und Büromanagement im Non-Profit- Bereich
| Erfahrung in der Administration von Programmen, insbesondere in der Budgetierung, dem Controlling und der Abrechnung von Projektbudgets in einer Größenordnung von bis zu 1 Mio. EUR
| Kenntnis der neuen EU-Datenschutzverordnung
| Berufserfahrung im Personalmanagement von Vorteil
| sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme
| sorgfältige Arbeitsweise, hohe Eigenmotivation, kommunikative und soziale Kompetenz
| Freude am Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit, Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, Zuverlässigkeit, überdurchschnittliches Engagement
| sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache, eine davon auf muttersprachlichem Niveau, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil

Angebot
Wir bieten eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer dynamischen und vielseitigen Organisation. Sie erwartet ein motiviertes Team kompetenter Mitarbeiter/innen, ein angenehmes Arbeitsklima sowie Platz für eigene Ideen.

Bewerbung
Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 4. Oktober 2018. Ihre Bewerbung schicken Sie bitte mit dem Betreff „Verwaltungskoordination Tandem“ und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung ausschließlich in einem pdf-Dokument von max. 3 MB per E-Mail an tandem(at)mitost.org.

Fragen können Sie schriftlich an die oben genannte E-Mail-Adresse richten. Die Auswahlgespräche finden voraussichtlich Mitte Oktober 2018 (KW 42) in Berlin statt.